PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA LA GENERACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CLAVES DEL TRANSAF

PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA LA GENERACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CLAVES DEL TRANSAF
A) GENERACIÓN DE CLAVES

1. La UNIDAD INFORMÁTICA de la SECRETARIA DE HACIENDA será la encargada de generar las claves electrónicas anuales y mensuales para firmar los lotes a transmitir desde el SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO a través del Sistema TRANSAF, mediante un programa que las generará automáticamente al finalizar el día.

El procedimiento a seguir será el siguiente:

- Personal de la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES realizará las modificaciones de los firmantes en el S.I.D.I.F., donde habrá un campo que deberá ser completado con una "x" en el caso de querer generar una nueva clave.

- Al finalizar el día el programa revisará las modificaciones efectuadas ese día y generará las claves de los firmantes que tengan completo el campo mencionado.
- Asimismo las claves mensuales y anuales serán generadas 15 días antes de finalizado el ejercicio.
- Una vez que el programa de generación de las claves las haya generado para el ejercicio vigente, procederá a particionar aquellas en dos lotes iguales a fin de permitir su distribución por separado.

B) CLAVES ANUALES

B.1. IMPRESIÓN

1. Las claves impresas por la UNIDAD INFORMÁTICA, serán retiradas por personal de la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES, de la oficina correspondiente, 10 días antes de finalizado el ejercicio o el mes en que fue solicitada.

2. Del proceso se obtendrá un listado (por duplicado), que se utilizará para controlar que la cantidad de claves emitidas, coincidan con el detalle de los Servicios y nombres de los funcionarios habilitados.

B.2. ENSOBRADO

1. Personal designado por la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES, será el encargado de armar los sobres que contendrán la primera mitad de las claves que se les entregará a los Servicios Administrativos Financieros.

B.3. DISTRIBUCIÓN

1. Las claves serán entregadas en la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES durante los últimos 5 (cinco) días anteriores a la finalización del año y los 10 (diez) días posteriores al comienzo del nuevo ejercicio, en el horario de 10:00 a 13:00, previa presentación por parte del SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO de una nota firmada por el Director General de Administración o funcionario de nivel equivalente, cuyo modelo se adjunta, autorizando a retirar las claves.

2. Los sobres no retirados por los SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS, serán guardados por personal de la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES, en la caja de seguridad de ésta CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN hasta que termine la vigencia de la clave.

3. Luego, serán destruidos por la DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE SISTEMAS, generándose la pertinente acta de destrucción, previo conocimiento de la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES.

C) CLAVES MENSUALES

C.1. IMPRESIÓN

1. Las claves impresas por la UNIDAD INFORMÁTICA serán retiradas por personal de la DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE SISTEMAS, en la oficina correspondiente 10 días antes de finalizado el mes.

2. Del proceso se generará un listado (por duplicado), que se utilizará para controlar que la cantidad de claves emitidas coincidan con el detalle de los Servicios y nombres de los funcionarios habilitados.

C.2. ENSOBRADO

1. Personal designado por la DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE SISTEMAS, será el encargado de armar los sobres que contendrán la segunda mitad de las claves que se les entregará a los Servicios Administrativos Financieros.

C.3. DISTRIBUCIÓN

1. Las claves serán distribuidas en la ventanilla del Departamento de Gastos de la DIRECCIÓN DE PROCESAMIENTO CONTABLE por perso.

2. Personal autorizado, durante los últimos 5 (cinco) días antes del inicio del mes y los 10 (diez) posteriores, en el horario de 10:00 a 13:00. Previa presentación por parte del personal del SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO de una nota firmada por el Director General de Administración o funcionario de nivel equivalente, cuyo modelo se adjunta, donde se deja constancia que el mismo está autorizado a retirar las claves.

3. Al término del período de distribución los sobres no retirados por los S.A.F. serán archivados en la DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE SISTEMAS, la que procederá a su destrucción al finalizar su período de vigencia, previa acta de destrucción.

PROCEDIMIENTO DE ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIONES DE FUNCIONARIOS HABILITADOS A FIRMAR LOTES

A) ALTA Y BAJA DE CLAVES

A.1. Procedimiento normal

El ingreso de nuevos firmantes, como la baja de alguno de los existentes, comenzarán a regir, en principio, a partir del mes siguiente al cual se soliciten las mismas, conforme se describe a continuación.

1. El Servicio deberá solicitar por nota al Sr. CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN a través de la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES las bajas y las altas de las claves mensuales y anuales.

2. La UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES realizará las altas y bajas en las tablas del S.I.D.I.F.

3. Un procedimiento automático, ejecutado diariamente en la Unidad Informática generará las claves al detectar modificaciones.

4. La UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES informará a la DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE SISTEMAS los cambios efectuados.

5. Las áreas responsables retirarán, ensobrarán y distribuirán según los procedimientos vigentes de claves anuales y mensuales.

A.2. Procedimiento por excepción

Conforme surge de A.1. las claves comienzan a tener vigencia a partir del mes siguiente a su alta, excepto en los siguientes casos:

- Creación de un nuevo Servicio Administrativo Financiero.

- Cambio de todos los firmantes del Servicio Administrativo Financiero.

- Extravío de los sobres de los firmantes

El procedimiento a aplicar será el siguiente:

1. El Servicio deberá solicitar por nota al Sr. CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN a través de la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES las bajas y las altas de las claves mensuales y anuales e informará las causales.

2. La UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES solicitará por nota a la UNIDAD INFORMÁTICA las bajas y altas de las claves.

3. La UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES informará a la DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE SISTEMAS las modificaciones.

4. La UNIDAD INFORMÁTICA informará a la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES la disponibilidad de las claves.

5. Personal autorizado de la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES y la DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE SISTEMAS retirarán en forma separada las nuevas claves anuales y mensuales respectivamente.

6. Se ensobrarán según los procedimientos de claves anuales y mensuales vigentes.

7. La distribución de las claves anuales se hará en la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES y las claves mensuales en la DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE SISTEMAS por personal autorizado de ambas direcciones.

B) MODIFICACIONES DE DATOS DE LOS FIRMANTES

Se entiende por modificación de datos de los firmantes, únicamente cuando, el nombre del mismo ha sido mal ingresado al sistema, o bien el cargo del funcionario ha cambiado.

A tal fin el Servicio deberá solicitar por nota al Sr. CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN a través de la UNIDAD DE INVESTIGACIONES CONTABLES las modificaciones de datos requeridas. En este caso no se generaran nuevas claves.

BUENOS AIRES,

SEÑORES

DIRECCIÓN DE PROCESAMIENTO CONTABLE

DEPARTAMENTO DE GASTOS

Atento lo requerido en la Disposición Nº 33/97 C.G.N. se autoriza al Sr............................................ DNI/CI/LE/LC Nº...................................., a retirar el/los sobre/s conteniendo las claves correspondientes al mes de ......................... de 19....., del Servicio Administrativo ........................................................................................... Nº...........................

Saludo a Ud. atentamente.

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FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN