El sistema TRANSAF ha sido diseñado para permitir, la transferencia automática de archivos, vía red telefónica o red interministerial, entre un equipo PC del SAF (donde se registra la ejecución presupuestaria) y el servidor de la Secretaría de Hacienda donde se ejecuta el Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF).
1.1. Objetivos Principales
Disminuir notoriamente los tiempos de comunicación de los registros financieros entre el Servicio Administrativo Financiero y la Secretaría de Hacienda.
Posibilitar la aplicación de la filosofía de registro de la información financiera, transacción por transacción.
1.2. Objetivos Secundarios:
Requerir un mínimo de intervención humana, tanto del personal contable de ambos extremos, como del personal informático.
Asegurar la transferencia de información en ambos sentidos.
Realizar la validación de la transmisión proveniente del SAF, asegurando que:
a.- Se origina por el operador autorizado.
b.- Cuenta con la aprobación del funcionario responsable.
c.- El lote recibido por la Secretaria de Hacienda es exactamente el mismo que el generado y transmitido por el Servicio Administrativo.
Emitir mensajes al Servicio Administrativo Financiero con los resultados de la transmisión efectuada, los cuales podrán ser impresos.
Permitir la validación del archivo transferido por el Servicio Administrativo Financiero contra la base de datos del SIDIF.
Acelerar el proceso de corrección de los archivos que contienen errores contables.
Almacenar la información necesaria de cada operación para permitir la administración y control de todo el proceso, tanto en los aspectos administrativo-contables como informáticos. Ello incluye la guarda del archivo recibido con carácter de documento de respaldo.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
2.1. El programa TRANSAF exige una identificación y una contraseña, por parte de quienes ingresen, ya sea el funcionario responsable de firmar el lote que se transmitirá o el operador, las cuales podrá ser cambiadas, cuando lo deseen por el administrador del sistema que será designado por cada organismo.
2.2 El operador del SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO, una vez finalizado el proceso de carga de información, ya sea por el sistema CONPRE u otro propio del Servicio, genera los archivos a transferir al SIDIF, que componen un único lote según las especificaciones detalladas en la Circular Nº 36/94 C.G.N.
2.3. El funcionario responsable de la firma del lote accederá a un punto del menú general del programa TRANSAF, a efectos de seleccionar el lote a firmar e ingresará su firma electrónica. Se firmará un lote por cada transmisión.
2.4. El programa generará una llave de seguridad, en base a un algoritmo aplicado sobre el lote y la firma, que acompañará posteriormente al lote en su transmisión.
2.5. La firma del funcionario responsable, que se conforma de una secuencia de 8 caracteres, se cambiará periódicamente, según las disposiciones de la Secretaría de Hacienda.
En una primera etapa será cada mes calendario y se generará automáticamente.
2.6. Una vez firmado, se procede a la transmisión del lote dirigiéndose el operador al punto del menú que le permitirá iniciar la transmisión del lote.
2.7. Todo el proceso posterior se realizará sin intervención del operador, que sólo estará atento a los mensajes de evolución del proceso y del resultado final.
2.8. El programa iniciará automáticamente el proceso de discado sobre la línea telefónica o la conexión vía red interna, hasta completar la conexión con su par en el lado SIDIF. Establecida la conexión, enviará identificación del SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO y la contraseña del mismo, así como la del operador. Una vez realizada esta validación se procederá a la transmisión del lote con sus correspondiente llave de seguridad.
Antes de transmitir otro lote, deberá previamente verificar si no tiene algún lote para recibir y luego de recibir lo que estaba en espera entonces se podrá transmitir el próximo lote.
2.9. Si por problemas de la comunicación la transmisión no es completada satisfactoriamente, se emitirá un mensaje por pantalla y finalizará la operación. El operador debe reiniciar más tarde la transmisión total del lote.
2.10. Establecida satisfactoriamente la comunicación, se transfiere el lote al servidor TRANSAF, este realiza el proceso de validación de la comunicación y transmite el resultado. Seguidamente el TRANSAF corta la comunicación.
2.11. Luego de completarse este proceso de validación en el servidor, el SAF recibirá un mensaje informando el resultado del mismo. Los resultados posibles son los siguientes:
Resultado: Validación de transmisión correcta.
El lote está en condiciones de ser aceptado por el SIDIF para su validación desde el punto de vista contable.
Procedimiento: En un ingreso posterior el SAF recibirá un lote generado por el SIDIF con los resultados de la validación contable.
Resultado: Detección de error en llave de seguridad.
La llave de seguridad transmitida no concuerda con la existente en el servidor TRANSAF.
Procedimiento: Deberá controlarse el lote, volver a firmarlo y retransmitirlo.
Resultado: No se completó el proceso de validación por falta de tiempo.
El servidor TRANSAF se encuentra momentáneamente incapacitado de procesar las transmisiones. Se recibe un mensaje solicitando llamar más tarde.
Procedimiento: Se deberá efectuar una llamada a posteriori.
Resultado: Se registró un problema en el servidor del TRANSAF
El servidor TRANSAF se encuentra momentáneamente incapacitado de procesar las transmisiones.
Procedimiento: El Servicio deberá transmitir el lote nuevamente.
2.12. Los mensajes del TRANSAF son desplegados localmente y almacenados en disco. La comunicación es liberada. Quedan almacenados solamente los mensajes de la última transmisión, que pueden imprimirse.
El TRANSAF grabará el error en forma codificada, identificando el SAF, el número de operación, la fecha y el operador que firmó y lo transmitió.
El sistema posibilita la impresión de los mensajes almacenados localmente, así como toda la información adicional ( fecha, hora, operador, archivo, etc.).
2.13 No deben trasmitirse aquellos formularios que hallan sido ingresados a la C.G.N. en forma manual.
Antes de describir los pasos a seguir, se indican algunas instrucciones generales para operar el sistema.
Las teclas <ARRIBA> y <ABAJO> sirven para moverse entre las diferentes opciones.
La tecla <ENTER> sirve para seleccionar la opción o para ingresar datos tipeados.
La identificación de operador debe tener entre 5 y 8 caracteres ( letras y/o números).
La contraseña debe tener entre 5 y 8 caracteres (letras o números).
La firma electrónica tiene estrictamente 8 caracteres y es generada por el SIDIF.
En cualquier momento se puede presionar la tecla <F1> para obtener un mensaje de ayuda sobre el menú u operación en el cual se encuentra.
INGRESO AL SISTEMA: Tanto para proceder a la firma del lote a transmitir como la transmisión propiamente dicha
Tipear TRANSAF y presionar <ENTER>.
Tipear el nombre de operador que le fue asignado (respetando mayúsculas y minúsculas) y presionar <ENTER>.
Tipear su contraseña personal (respetando mayúsculas y minúsculas) y presionar <ENTER>.
Debe aparecer el menú del sistema. Las opciones permitidas a su identificación son aquellos en que puede posicionarse el cursor. Si no puede ingresar a una opción a la que debería poder hacerlo. vuelva a la pantalla de ingreso de operador presionando <ESC> e ingrese nuevamente su identificación, teniendo cuidado de hacerlo RESPETANDO MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS.
: El nombre del operador como la contraseña le fueron asignadas al instalar el sistema en la terminal de trabajo del SAF.
: Los operadores pueden ser de dos tipos:
1) Para firmar el lote: su accesp se limita a la firma del lote a transmitir, la verificación de la última transmisión realizada o recibida.
2) Para transmitir el lote: su acceso se limita a la transmisión del lote firmado con anterioridad, la verificación de la última transmisión realizada o recibida.
3) Para firmar y transmitir el lote: su acceso es libre a todas las funciones del menú TRANSAF
FIRMA DEL LOTE POR EL FUNCIONARIO RESPONSABLE
Una vez finalizado el proceso que genera los archivos a transmitir al SIDIF, se requiere la intervención del funcionario habilitado para aprobar los mismos. Para ello, éste ingresa al sistema y sigue los siguientes pasos:
En el menú "Archivos", selecciona la opción FIRMAR y presiona <ENTER>.
Deben aparecer el lote que se desea firmar, el cual está marcado. Si no desea aprobarlo borra la marca, posicionándose en el lote y presionando la barra espaciadora.
El mismo procedimiento se empleará para marcarlo, si no lo estuviera.
Marcar solo un lote por cada transmisión.
Ingresa su clave o firma individual y presiona <ENTER>.
Selecciona la opción ACEPTAR (o CANCELAR), mediante las teclas <ARRIBA> y <ABAJO> o las teclas <A> y <C>, y presiona <ENTER>.
El sistema indica que el proceso se ha completado, apareciendo nuevamente el menú.
: Si tuviera la opción de firmar y transmitir, y lo deseara hacer simultáneamente entonces puede realizar la transmisión, sino se retira del programa seleccionando la opción SALIR y presionando <ENTER>.
En virtud del nuevo sistema, la conformación de los archivos a transmitir será efectuada por un solo responsable. Por lo que cada usuario deberá adoptar los resguardos internos correspondientes.
TRANSMISIÓN DEL LOTE
Una vez firmado el lote el operador que lo transmitirá deberá ingresar al sistema y seguir los siguientes pasos:
En el menú "Archivos", selecciona la opción TRANSMITIR y presiona <ENTER>.
El programa automáticamente prepara el lote, inicia la comunicación y lo transfiere. La comunicación se corta. Se inicia una cuenta regresiva de dos minutos, vencida la cual se restablece la comunicación con el SIDIF que devuelve los resultados de la validación de la transmisión
Los archivos transmitidos originalmente son devueltos con indicación de los resultados de la operatoria. Aparece nuevamente el menú ¨Archivos¨.
Selecciona la opción VERIFICAR TX (Verificar Transmisión) y presiona <ENTER> con el fin de evaluar el resultado de la transmisión realizada y se despliega una pantalla con los resultados, de la cual se sale presionando la tecla <ESC>. Para imprimir los resultados presionar la letra <P>.
Selecciona la opción SALIR en el menú y presiona <ENTER>.
Atención: No debe transmitirse un nuevo lote, hasta tanto no se halla recibido la respuesta del SIDIF.
RECEPCIÓN DE LOTES
En el menú "Archivos", seleccionar la opción de RECIBIR y presionar <ENTER>. El programa automáticamente establece la comunicación y retira el lote pendiente.
Seleccionar la opción VERIFICAR RX (Verificar Recepción). Se despliega en pantalla los resultados de la operación, los que pueden ser impresos oprimiendo <P>.
Seleccionar la opción SALIR en el menú y presionar <ENTER>.
Observaciones:
La relación entre el TRANSAF y la aplicación (CONPRE o sistema propio) para el intercambio de archivos se hace en base a los siguientes directorios:
- A transmitir: el directorio es el declarado en la variable de ambiente "_ _UUCPDIR".
- Recibidos: el directorio es un subdirectorio dentro del anteriormente mencionado, es el declarado por la variable de ambiente "_ _UUCPDIR", más la cadena "..\RX\".
En caso de problemas con la lectura de archivos o bien periódicamente para no ocupar espacio ocioso en disco (verificando antes que no existan lotes a firmar o transmitir), borrar los archivos:
C:\UUPC\AX\*.*
Cuando se ejecute RECIBIR, hacerlo hasta que no se reciban mas archivos (verificando cada uno).
I N D I C E
CAPÍTULO I :
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
1.
OBJETIVOS
1.1.Objetivos Principales........................................ 1
1.2.Objetivos Secundarios.......................................1
2.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA EL
SERVICIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO............... 2
CAPÍTULO II :
PROCEDIMIENTO OPERATIVO
1.
INSTRUCCIONES GENERALES........................... 5
2.
EJECUCIÓN DEL SISTEMA................................. 5
2.1. Ingreso al Sistema......................................... 5
2.2. Firma del lote por el funcionario responsable.... 6
2.3.Transmisión del lote........................................ 6
2.4.Recepción de lotes......................................... 7